INILAMPUNGCOM – PT Perkebunan Nusantara I (PTPN I) mempercepat pembenahan tata kelola kearsipan pascamerger sembilan PT Perkebunan Nusantara pada akhir 2023. Langkah ini dilakukan untuk menyelamatkan dokumen historis, peta lahan, serta berbagai aset strategis yang dikelola perusahaan.
Upaya tersebut diwujudkan melalui kegiatan benchmarking puluhan karyawan lintas fungsi PTPN I ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Jakarta, Rabu (10/6/2026). Kegiatan ini bertujuan menyelaraskan sistem pengelolaan arsip dari berbagai regional ke dalam satu standar kearsipan yang terintegrasi, akuntabel, dan sesuai ketentuan nasional.
Head of PMO Audit & Risk PTPN I, Rossiyana Amin, mengatakan integrasi pascamerger menghadirkan tantangan tersendiri karena masing-masing perusahaan sebelumnya memiliki sistem dan budaya pengarsipan yang berbeda.
"Tujuan utama benchmarking ini adalah memperoleh gambaran utuh mengenai pengelolaan arsip yang sesuai standar nasional. PTPN I memiliki arsip yang sangat penting, mulai dari peta perkebunan hingga dokumen pertanahan. Dokumen tersebut merupakan bukti hukum yang sangat dibutuhkan dalam perlindungan dan pembuktian legalitas aset negara," ujar Rossiyana.
Direktur Kearsipan Pusat ANRI, Rio Adminal Parifesi, menyambut baik inisiatif PTPN I dalam memperkuat tata kelola arsip perusahaan. Menurutnya, integrasi sistem kearsipan di enam regional PTPN I memerlukan pendampingan yang terstruktur karena sebelumnya dikelola secara terpisah.
Ia menilai fungsi kearsipan yang saat ini berada di bawah kesekretariatan perlu diperkuat agar mampu mengelola arsip dari seluruh unit kerja secara optimal.
"Kompetensi SDM kearsipan perlu ditingkatkan agar mampu mengelola arsip dinamis maupun inaktif secara profesional. Penguatan kelembagaan, kebijakan, dan digitalisasi menjadi faktor penting dalam tata kelola arsip modern," kata Rio.
Rio juga mendorong PTPN I mengonsolidasikan dokumen sejarah perkebunan nasional melalui pembangunan museum atau gallery of memory. Langkah tersebut dinilai penting untuk menjaga warisan sejarah perkebunan sekaligus memperkuat identitas korporasi.
Sementara itu, Ketua Tim Pembinaan Kearsipan Badan Usaha Pusat ANRI, Tuti Swidayanti, menegaskan komitmen ANRI untuk mendampingi transformasi kearsipan di lingkungan PTPN I.
Menurutnya, pengelolaan arsip memiliki kaitan erat dengan aspek kepastian hukum sehingga harus menjadi perhatian seluruh badan usaha milik negara.
"Kami siap memberikan dukungan melalui pelatihan, pendampingan teknis, hingga penetapan status arsip dinamis dan arsip statis," ujarnya.
Kepala Subdivisi Sekretariat dan GCG PTPN I, Abdul Maas, menyampaikan apresiasi atas masukan yang diberikan ANRI. Ia mengatakan hasil benchmarking akan menjadi bahan rekomendasi bagi manajemen dalam menyusun kebijakan kearsipan perusahaan ke depan.
"Kami sangat mengapresiasi berbagai saran dan masukan yang diberikan. Hasil pertemuan ini akan menjadi acuan dalam memperkuat tata kelola kearsipan PTPN I secara terintegrasi," katanya.
Usai sesi diskusi, delegasi PTPN I melakukan peninjauan langsung ke fasilitas penyimpanan arsip ANRI. Melalui kunjungan tersebut, peserta dapat melihat standar pengelolaan arsip modern, mulai dari sistem keamanan, pengaturan suhu ruang penyimpanan, hingga proses restorasi dokumen.
Pengalaman tersebut diharapkan dapat menjadi referensi dalam pengembangan sistem kearsipan yang lebih modern dan terintegrasi di lingkungan PTPN I. (mfn/rls)